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Visitas de Fornecedores e Terceirizados

Criado
Atualizado
DeTalita Ambrosio

Objetivo

Padronizar o processo de agendamento, acompanhamento e registro de visitas de fornecedores e terceirizados nas dependências da Com4, garantindo controle de acesso, rastreabilidade das informações e alinhamento entre os setores envolvidos.

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Diretrizes Gerais

  • Toda visita de fornecedor ou terceirizado deve ser previamente agendada via WhatsApp junto a engenharia;
  • O responsável pelo setor envolvido deve estar ciente da visita em todos os casos;
  • A engenharia será responsável por validar:
    • Qual empresa realizará a visita;
    • Qual o motivo da visita;
    • Se o acompanhamento será realizado pelo Predial ou pelo próprio setor responsável.

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Responsabilidade pelo Acompanhamento

A engenharia deve identificar se a empresa visitante faz parte da relação de empresas cujo acompanhamento é obrigatório pelo setor Predial.

  • Caso a empresa esteja nesta relação, o acompanhamento será realizado pelo Predial;
  • Caso contrário, o acompanhamento poderá ser realizado pelo próprio setor responsável (N2/N3), conforme necessidade operacional.

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Abertura e preenchimento do Chamado

Após o agendamento da visita, a engenharia deve obrigatoriamente abrir um chamado utilizando a categoria: Manutenção → Parceiros

Deve preencher: Solicitante, telefone de quem realizou o agendamento. No campo assunto devemos utilizar o padrão:

  • Visita empresa XXXXX – COLOCATION
    ou
  • Visita empresa XXXXX – PREDIAL

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No campo “Descrição” devemos preencher algumas informações que são obrigatórias, como:

  • Nome de quem realizará a visita e Empresa responsável, motivo da visita, data da visita e quem realizará o acompanhamento: N2/N3 ou Predial;

Exemplo dos motivos para inserir no campo descrição: Manutenção no rack, Validação elétrica, Ajuste de infraestrutura, Retirada de equipamentos, etc.

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Para registrar o chamado, devemos verificar se o visitante é nosso cliente ou não.

  • Quando o terceirizado for nosso cliente: o chamado deve ser aberto diretamente no cadastro do próprio cliente.
  • Quando o terceirizado não for cliente: O chamado deve ser aberto no cadastro da COM4 – ID C00003259

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Comunicação da Visita

Após o agendamento e abertura do chamado, deve ser enviado um informativo para:

  • Responsável pelo acompanhamento;
  • Recepção;
  • Suporte Técnico – Grupo “Alertas Com4 Nagios”

O comunicado deve conter: Nome do visitante, número do documento (CPF); data da visita, horário e motivo da visita.

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Exemplo:

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Procedimento da Recepção

A recepção deve:

  • Realizar o cadastro prévio do visitante;
  • Confirmar os dados e documento no momento da chegada.

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Encerramento do Chamado

Após a finalização da visita, o chamado deve ser encerrado contendo: Nome de quem realizou a visita (se foi o mesmo informado no agendamento ou não), atividade executada e nome de quem realizou o acompanhamento.

No campo “Tipo solução”, devemos preencher com: Realizado ou não realizado.

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Observações Importantes

  • O Suporte Técnico não realiza mais acompanhamento de visitas;
  • Caso a engenharia identifique necessidade excepcional de apoio do Suporte Técnico (como situações de plantão ou demandas específicas), o responsável deve:
    • Avisar a supervisão do setor;
    • Orientar previamente a equipe;
    • Registrar um follow-up no chamado autorizando e justificando o acompanhamento;
    • Finalizar o processo normalmente após a conclusão da visita.